Auteur: Donald FYSON (2015)
Qu’est-ce qu’une base de données bibliographiques ? Il s’agit d’une collection informatisée de notices bibliographiques, pourvue d’une interface (de nos jours, il s’agit le plus souvent d’un site Web ou parfois d’une application mobile, mais auparavant, et encore dans de rares cas, d’un cédérom, d’un logiciel installé sur un poste de travail, etc.) qui permet à l’utilisateur de consulter une partie de ces notices selon des critères de sélection. Ce mode de présentation est notamment utilisé pour les grandes bibliographies courantes et rétrospectives, tant spécialisées (comme America : History and Life ou International Medieval Bibliography) que générales (comme Current Contents).
Il importe d’ailleurs de bien distinguer les bases de données bibliographiques, dont il est question ici, des simples éditions électroniques de bibliographies « classiques » :
- le trait distinctif de la base de données est qu’elle est découpée en notices (enregistrements) dont chacune correspond à un titre, comme dans le catalogue d’une bibliothèque. Contrairement aux bibliographies imprimées, elle n’affiche aucune référence tant que l’utilisateur n’a pas formulé de requête; contrairement aux guides bibliographiques, elle ne commente habituellement pas les références présentées. Par ailleurs, les bases de données bibliographiques ne contiennent généralement aucun essai historiographique ou discussion bibliographique générale; c’est pourquoi ce mode de présentation est moins utilisé pour diffuser les guides bibliographiques.
- une édition électronique d’une bibliographie « classique » (imprimée) est simplement constituée du texte de la bibliographie rendu disponible sous forme de fichier(s) électronique(s). N’importe quelle bibliographie sur papier peut être numérisée et rendue disponible dans un site Web ou sur un cédérom ou autre support; ou encore, une bibliographie peut se présenter sous forme de site ou de page Web; cela ne crée pas pour autant une base de données bibliographiques. Par exemple, la bibliothèque numérique ebrary propose des versions numériques des deux volumes de Canadian History : A Reader’s Guide, publiés à l’origine en mode imprimé en 1994. Ou encore, les nombreuses bibliographies qui se trouvent dans Oxford Bibliographies Online sont des bibliographies classiques qui ne sont pas découpées en notices mais plutôt, organisées en sections thématiques avec un texte suivi. Les éditions électroniques des bibliographies classiques ont surtout l’avantage de permettre la recherche en plein-texte pour des mots choisis mais leur logique de base reste la même que pour une bibliographie classique imprimée.
Toutes choses étant égales, il est toujours préférable de consulter la version numérique d’une bibliographie, qu’elle soit en version base de données ou non, plutôt que la version papier. Toutefois, il arrive souvent que les choses ne soient pas égales. Une bibliographie qui se présente sous forme de base de données est parfois plus riche que son ancêtre imprimé, mais à l’occasion plus pauvre. C’est pourquoi la vigilance critique s’impose … et s’apprend. Le chercheur doit alors faire un choix informé et raisonné d’utiliser ou non une base de données bibliographiques. Le choix de se reporter à une base de données bibliographiques se fonde sur divers facteurs; les capacités et les affinités personnelles du chercheur mises à part, ceux-ci se ramènent au contenu de la base de données bibliographiques et à ses modalités d’accès.
1) Le contenu
Évaluer le contenu des bases de données bibliographiques se fait selon les mêmes critères que pour n’importe quelle bibliographie. Ainsi faut-il déterminer les thèmes, périodes et aires géographiques couverts, les caractéristiques des documents recensés (types, dates et lieux de parution, langues, etc.), les informations fournies, etc. Généralement, les sites Web et autres interfaces pour la consultation des bases de données sont munis d’une fonction d’aide dont l’une des rubriques consiste en une description générale de la base de données (« À propos de … » ou « About … »), y compris de son contenu.
Il s’agit donc de se poser la question habituelle de base : quelle bibliographie convient le mieux au sujet à documenter ? La plupart des bases de données bibliographiques visent l’exhaustivité; est-ce qu’une bibliographie sélective et commentée est plus appropriée ? Est-ce que la structure de la base de données convient à la recherche visée ? Tel qu’expliqué plus loin dans ce document, les bases de données bibliographiques sont surtout axées sur la recherche par mots-clés, comme dans un index; la recherche continue dans des sections thématiques entières est plutôt un point fort des bibliographies classiques.
2) Les modalités d’accès
Bien qu’elles soient toutes sur support numérique, les bases de données bibliographiques se présentent sous des formes variées, dont les modalités d’accès diffèrent. Deux modes d’accès en particulier sont à souligner :
- la consultation en ligne est de loin le mode d’accès le plus courant; habituellement par voie d’un site Web (classique ou mobile). En principe, de tels instruments bibliographiques sont généralement accessibles en utilisant n’importe quel navigateur à jour, bien que certains ne respectent pas toujours le principe de neutralité entre navigateurs et fonctionnent mieux avec un logiciel particulier. Par contre, l’accès à la plupart des instruments les plus importants est payant, et donc limité aux étudiants et employés des institutions qui y sont abonnées. Le contrôle est assuré par divers moyens : le plus souvent, l’accès est restreint aux utilisateurs provenant du réseau ou du domaine de l’institution, mais certains instruments bibliographiques utilisent aussi des mots de passe. La plupart de ces instruments peuvent aussi être consultés de l’extérieur du campus, en autant que l’utilisateur se branche sur le réseau de son institution. Toutefois, le nombre d’utilisateurs simultanés de ces bases de données est parfois limité par les conditions de la licence d’exploitation, ce qui peut entraîner l’affichage d’un message d’erreur frustrant indiquant que le nombre maximal d’utilisateurs a été atteint et que l’accès à la base de données est par conséquent temporairement impossible. Dans de rares cas, la consultation en ligne doit se faire à partir de postes de travail désignés à cette fin à l’intérieur d’une bibliothèque abonnée. Certains éditeurs de bases de données offrent également des applications mobiles pour la consultation de leurs bases; mais la plupart possèdent des fonctionnalités très réduites par rapport aux versions Web complètes.
- naguère, le mode d’accès le plus commun était le cédérom, et il demeure en usage pour quelques bases de données bibliographiques encore fort utiles. Par exemple, encore au moment de la rédaction de ce texte (été 2014), la base de données HISCABEQ, qui constitue la bibliographie la plus complète en histoire du Québec, n’était disponible que sur le cédérom Amérique française : Histoire et civilisation. Comme une bibliographie sur papier, un cédérom ne peut généralement être consulté que par un seul lecteur à la fois.
Quelles que soient les modalités d’accès, le contenu bibliographique lui-même ne change pas sensiblement. Les différences portent plutôt sur l’accessibilité des données, ce qui peut avoir un impact significatif sur les stratégies de recherche :
- L’accès aux bibliographies sur cédérom nécessite une présence physique à la bibliothèque, tout comme pour un livre; le chercheur a donc intérêt à en extraire le maximum d’informations en une seule séance de travail, pour opérer une sélection plus tard.
- Une base de données bibliographiques disponible en ligne peut généralement être consultée en tout temps; un tel instrument devient alors partie de la bibliothèque virtuelle du chercheur et peut être consulté plusieurs fois au cours de la confection de la bibliographie, pour élargir ou affiner les résultats de la recherche. Par contre, dès qu’il y a un ralentissement du serveur pour cause d’achalandage excessif, une exclusion en raison d’un nombre d’utilisateurs trop élevé, une panne du réseau ou encore un bris dans le serveur d’origine, les données deviennent inaccessibles pour une durée plus ou moins longue. Cela peut devenir très embêtant la veille de la date de remise des travaux … d’où l’importance d’effectuer ses recherches à l’avance!